O contribuinte deverá manter em boa guarda e ordem, enquanto não decorrido o prazo decadencial e não prescritas eventuais ações que lhes sejam pertinentes, todos os livros de escrituração obrigatórios por legislação fiscal específica, bem como os documentos e demais papéis que serviram de base para escrituração comercial e fiscal.

Tais arquivos e documentos deverão ser apresentados à administração tributária, quando solicitado. A seguir, um resumo prático do tempo mínimo de guarda de cada tipo de documentação ou arquivo:
DOCUMENTOS ou ARQUIVOS
PRAZO MÍNIMO DE GUARDA
Arquivos SPED: ECD/EFD/NFe
06 anos (ver nota 2)
DARF (PIS/COFINS/IRF/IRPJ/CSLL)
05 anos (ver nota 3)
Declarações DIPJ/DIPI/DIF/DITR/DIMOB/PER-DCOMP
06 anos
DIRF
05 anos
Exames Médicos (Admissão, Demissão e Periódico)
20 anos
Extratos Bancários
06 anos
Folha de Pagamento
35 anos
Folha de Ponto
05 anos
Formulário CAGED
10 anos
GFIP (FGTS - RE / GR)
35 anos
GPS
05 anos (ver nota 3)
GR Contribuição Sindical / Assistencial
05 anos
Holerites / Recibos de Pagamentos
05 anos
Laudo PPRA
20 anos
Livro de Inspeção do Trabalho
Permanente
Livro Diário
06 anos (ver nota 2)
Livro Razão
06 anos (ver nota 2)
Livros de Entradas e Saídas
05 anos após o último lançamento (ver nota 2)
Livro Registro de Inventário
06 anos após o último lançamento (ver nota 2)
Livros: Apuração do ISS e ICMS
05 anos após o último lançamento
Livros de Atas de Assembléia
Permanente
Notas Fiscais e Cupons Fiscais
05 anos (veja nota 1)
Orçamentos / Contratos de Obras
Até o final da garantia
Processos Trabalhistas
Permanente
Prontuários de Funcionários
Permanente
RAIS
Indeterminado
Recibo de Vale Refeição
06 anos
Recibo de Vale Transporte
06 anos

Nota 1: As notas fiscais e comprovantes de aquisição de imobilizado e intangíveis deverão ser guardadas até 5 anos após a baixa ou depreciação/amortização total do ativo.

Nota 2: Os registros contábeis e documentação pertinente a períodos em que houve prejuízo fiscal compensável (IRPJ e CSLL) deverão ser conservados até 5 anos após a compensação total dos respectivos prejuízos.

Nota 3: Havendo compensação de tributo, por recolhimento indevido ou a maior, a DARF ou GPS correspondente deverá ser arquivada por 5 anos a partir da data da referida compensação.

Fonte: Equipe Portal Tributário

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